Posts by Bernhard

Jetzt habe ich nochmals in einer kleinen Testumgebung alle Varianten probiert.

Buchungsjahr 2026, 21 Buchungen, 2 zugeordnete Belege, Original-Dateinamen beibehalten.

Quote from modular

2) Datei/Export/Belege und Dokumente greift auch auf das DMS zu, gab es in der Richtung Probleme?

Es werden nur Belege aus dem Unterordner "Dokumente" beim Mandanten ausgeben. Zugriff auf das DMS erfolgt offensichtlich nicht. Wenn von den beiden erfassten Belegen dort einer gelöscht ist, wird dieser auch nicht mit ausgegeben bei der Exportfunktion.

Quote from modular

1) Einträge aus dem DMS sollten sich auch exportieren lassen, falls diese nicht mehr lokal sind. im DMS-Dateimanager können bei Bedarf auch alle Dateien in einen neuen Ordner kopiert werden

Das funktioniert. Als Workaround habe ich dann die so in einem neuen Ordner gespeicherten Belege in den Ordner "Dokumente" beim Mandanten kopiert, danach wurden bei der Exportfunktion wieder beide Belege mit dem neu definierten Dateinamen ausgegeben.

Quote from modular

Ansonsten sind die Dateien auch am Schalter Extras in der Buchungsmaske einsehbar.

Leider nicht gefunden.

Allerdings sind die Belege in der Buchungsliste durch Doppelklick auf das "Belegsymbol" sichtbar.

Das erfüllt allerdings nicht die ursprünglich gestellte Aufgabe, eine Liste der Finanzkontobuchungen (z.B. Kasse, Bank) als PDF durch die Funktion Kontobuch zu erstellen und die Belege für den/die Kassenprüfer*in ebenfalls als PDF mit passendem Dateinamen zuzuordnen.

Ggfs. wäre dies dann ein Verbesserungs-/Erweiterungsvorschlag für das DMS. Dort könnte die vorhandene Exportfunktion um Regeln für die Generierung eines entsprechenden Dateinamens erweitert werden. Die erforderlichen Informationen sind ja zweifelsfrei in der Datenbank vorhanden.

Hallo zusammen,

Aufgabe ist die Erstellung von Kassenreports für Vereine zur Prüfung durch vereinsinterne Kassenprüfer.

Mit der bisherigen Belegzuordnung habe ich folgende Dateien erstellt:

1. mit der Funktion Kontenbuch detaillierte Aufstellungen von Bankkonto, Kasse in aufsteigender Reihenfolge nach Buchungsdatum
2. mit der Funktion Datei/Export/Belege und Dokumente einen Ordner der zugehörigen Belege, in dem die Dateinamen alle das Buchungsdatum, die Belegnummer und den Anfang des Verwendungszwecks enthielten.

Somit konnte jeder Kassenprüfer durch schlichtes Anklicken des jeweiligen PDF's auf einem Bildschirm den Beleg zur Buchung leicht und einfach finden. Ein Papierausdruck und Sortieren war nicht erforderlich.

Mit Einsatz des DMS ist die Funktion 1 Kontenbuch gleich geblieben. Die Funktion 2, (Export der Belege als PDF) ist jedoch aus dem DMS nicht möglich, es werden weiterhin nur die im "alten" Belegordner vorhandenen Belege ausgegeben. Dort nicht vorhandene Belege fehlen in der Ausgabe.

Oder mache ich etwas falsch?

Da ich nur ungern alle Kassenprüfer in die Bedienung von Taxpool (mini) einweisen möchte, wäre die frühere Möglichkeit der Ausgabe hinsichtlich der Einfachheit sinnvoll in Zusammenhang mit dem DMS. Vereinskassenprüfer sind meistens keine Buchhaltungsexperten (obwohl dies sinnvoll wäre).

Liebe Kollegen,

das sieht alles ganz gut aus!!!

Melone145 In der Buchungstabelle, auch Journal genannt, gibt es keine Minuszeichen. Einmal steht das Wort Bank im Haben und einmal im Soll. Das ist schon seit zig-Jahren so bei der doppelten Buchführung, wie sie in Deutschland (und etlichen anderen Ländern) üblich ist.

Schöne Grüße
Bernhard

Eine erkennbare Kennzeichnung eines Buchungssatzes ist m.E. unbedingt notwendig. Ob das jetzt eine fortlaufende Belegnummer oder etwas anderes ist, wäre eigentlich unbeachtlich. Wichtig ist die eindeutige Kennzeichnung des jeweiligen Buchungssatzes! Ohne diese Kennzeichnung kann ich nie auf einen bestimmten Buchungssatz verweisen. Dieser Verweis ist aber bspw. wichtig bei Stornobuchungen, bei Folgebuchungen (z.B. Auflösung von Rückstellungen o.ä.) und letztendlich auch bei Prüfungen.

Wie sonst könnte ich in einem Prüfungsbericht eine Buchung benennen, die mir nicht korrekt erscheint oder zu der eine Begründung erforderlich ist?

Hallo Isi,

Also, Gewerbesteuer ist grundsätzlich betrieblicher Aufwand (weil sie durch den Betrieb veranlasst ist), sie ist aber einkommensteuerrechtlich keine Betriebsausgabe. Somit muss bei Bilanzierungspflicht in der Handelsbilanz selbstverständlich auch eine Rückstellung gebildet werden, auch wenn diese einkommensteuerrechtlich nicht erforderlich wäre, weil die Bildung der Rückstellung keine einkommensteuerrechtliche Betriebsausgabe beinhaltet.

Bei den Eröffnungsbuchungen zur Handelsbilanz ist deshalb die im Vorjahr (evtl. auch mehrere) gebildete Rückstellung zu berücksichtigen (Bilanzierungszusammenhang). Die Auflösung der Rückstellung erfolgt dann (bspw. nach Eingang des Gewerbesteuerbescheids) genauso wie die Bildung gegen das Aufwandskonto "Gewerbesteuer". Dieses wiederum wird im Jahresabschluss genau wie andere nichtabzugsfähige Betriebsausgaben abgeschlossen.

Aus den Beträgen entnehme ich, dass es sich bei diesem Betrieb nicht um ein Kleingewerbe handelt. Ich würde deshalb dringend empfehlen, spätestens beim Jahresabschluss fachkundige Hilfe in Anspruch zu nehmen, auch wenn dies nicht kostenlos ist.

Viel Erfolg beim "Buchführung lernen"!

Bernhard

Wissen wir eigentlich, ob es sich hier um ein Einzelunternehmen, Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft handelt? Für korrekte Buchungshilfen wäre das wohl hilfreich, oder?

Quote from modular

Befinden sich alle Dokumente und Firmen in dem DMS?

Ja, das DMS wird für alle Buchhaltungen benutzt.

Ich nutze das DMS, habe die Mandantenverwaltung aktiviert (weil mehrere Mandanten zu bearbeiten sind) und möchte alle erforderlichen Daten "nur einmal" sichern bzw. archivieren.

Die Funktion DMS-Backup ist aktiviert, jeweils beim Schließen eines Mandanten wird eine Sicherung in die Datei .../db/MANDANT/file-NUMMER.

Diese enthält die Daten aus dem DMS, die dort standardmäßig durch Taxpool abgelegt werden (z.B. zugeordnete Buchungsbelege) entsprechend dem Menüpunkt Voreinstellungen sowie Daten, die in benutzerdefinierten Ordnern liegen und durch manuellen Aufruf im Menü DMS eingetragen werden.

Frage:
Gibt es irgendwo weitere Daten innerhalb Taxpool, die ebenfalls gesichert werden sollten und die nicht in der in den Voreinstellungen genannten Liste enthalten sind?

Könnte man die Antwort auf diese Frage auch in der Hilfe zum Benutzermenü->DMS->Datensicherung vermerken?

Danke schön!

Es gibt viele verschiedene Linux-Derivate, zumal "Linux" auch noch in verschiedenen Serverversionen entwickelt wird. Wenn ich in Linux eine Anwendung "out of the box" einsetzen will, so wie das Otto Normalverbraucher bisher mit MS Windows gewöhnt ist, muss ich mich eben an die vorgegebene Distribution halten.

Da kann dann die Nutzeroberfläche des PC / Laptop vom Anwender oft sogar noch nicht mal mehr unterschieden werden, ob MS Windows oder Linux läuft.

Und wer sich bisher unter MS Windows zugetraut hat, mit powershell oder der Kommandozeile zu arbeiten, der muss auch vor Linux keine Angst haben.

Vielleicht sollte man mal überlegen, wie bei allen anderen Anwendungen auch, für was der Aufwand betrieben wird bzw. was soll der Erfolg sein.

Ein DMS für die Marketingabteilung mit gemeinsamer Arbeit an einem oder gar gleichzeitig mehreren Dokumenten, ggfs. auch an verschiedenen lokalen Standorten, muss andere Aufgaben erfüllen als ein DMS, bei dem die GoBD an erster Stelle stehen.

Hier im Forum sollte es um die Einhaltung von GoBD an vorderster Stelle gehen. Und auch da gibt es zwei sehr unterschiedliche Ansatzpunkte:

1. der Unternehmer, der seine buchhalterische Dokumentation selbst erledigt und

2. der Unternehmer, der monatlich (oder seltener) seine gesammelten Papierbelege und digitalen Belege einem Buchhaltungsbüro übergibt.

Und gerade bei der zweiten Variante werden die Probleme offensichtlich. Das Buchhaltungsbüro kann hier alles erledigen, bspw. auch die digitalen Buchhaltungsbelege ins DMS abspeichern, es wird NIE eine GoBD-konforme komplette Dokumentation werden!
Beispiel: Digital eingehende Rechnungen (E-Mail usw.) müssten zeitnah und UNVERÄNDERT im DMS abgespeichert werden, genau wie die übrige geschäftsrelevante E-Mail-Korrespondenz.

Von daher ist die Nutzung des taxpooleigenen DMS unabdingbar, wenn mit Taxpool tatsächlich die finale Buchhaltung erstellt werden soll. Es wird dann zwar auch nur ein Teilaspekt der GoBD abgedeckt. Aber wie wollten wir heute eine digitale Rechnung gesichert und mit der Buchung verknüpft GoBD-konform sonst aufbewahren. Ein Ordner/Pfad auf dem eigenen Rechner, der ohne weiteres im undokumentierten Vollzugriff des Anwenders ist, hat hierfür noch nie ausgereicht.

Dokumente werden im DMS entweder einer Buchung zugeordnet oder in gesonderten definierten Ordnern eingelesen und abgelegt.

Im Rahmen der praktischen Arbeit ergibt es sich gelegentlich, dass ein Beleg, der in einem gesondert definierten Ordner abgelegt ist, später einer Buchung zugeordnet werden muss.

Ebenso ist es möglich, dass eine Buchung storniert und neu erfasst werden muss, denn Fehler passieren eben.

Wenn ich jetzt den Buchungsbeleg exportiere und neu einer Buchung zuordne, habe ich natürlich das aktuelle Arbeitsdatum im DMS und nicht den Zeitpunkt, an dem der Beleg ursprünglich gesichert wurde. Besser wäre es aber, das Datum des ursprünglichen Einlesens beizubehalten und den Beleg einfach neu zuzuordnen. Damit wäre auch weiterhin dokumentiert, dass Belege zeitnah ins DMS überführt wurden und insoweit auch die Grundsätze der GoBD eingehalten sind.

Eine USt-Sonderprüfung eingeschränkt auf einen Monat ist eigentlich nur üblich, wenn entweder Kontrollmaterial beim FA vorliegt, abweichend zu früheren VA-Zeiträumen eine besonders hohe Vorsteuer geltend gemacht wird oder versucht wird Kontrollmaterial für die Prüfung eines anderen Steuerpflichtigen zu gewinnen.

Hier wird ein programmtechnisches Problem "Kreditoren-OP-Ausgleich durch Gutschrift" durch eine juristische Diskussion erschlagen. Tatsache ist bei taxpool, dass ein OP-Ausgleich nur funktioniert, wenn man die "richtige" Reihenfolge wählt. Es funktioniert, wenn man bei der ausgehenden Zahlungsbuchung zuerst den Gutschriftsbetrag zuordnet (als verfügbarer Betrag wird jetzt die Summe Zahlung+Gutschrift angezeigt) und dann den vollständigen Rechnungsbetrag zuordnet.

Es gibt bei bspw. folgenden echten Sachverhalt:
Woche 1:
Lieferung und Rechnungsstellung für Ware zuzügl. Pfand für die Verpackung
Woche 2:
Rückgabe der Verpackung Gutschriftserteilung für den Pfandbetrag
Woche 3:
Lastschrifteinzug des Differenzbetrags.

Hallo zusammen,

hier stehe ich vor einer Fleißaufgabe, die ich gerne (teilweise) automatisch erledigen lassen würde.

Sachverhalt:

Mein Mandant hat ein abweichendes Wirtschaftsjahr für LaFo-Einkünfte (§ 13 EStG), Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG, Wj. bisher 1.7.-30.06. Es gibt ein umfangreiches Anlageverzeichnis.

Das Wirtschaftsjahr soll umgestellt werden, künftig soll das Wirtschaftsjahr mit dem Kalenderjahr identisch sein. Programmbedingt muss ein neuer Mandant zum Stichtag angelegt werden. Das Rumpfwirtschaftsjahr 1.7. - 31.12. wurde im bisherigen "Mandanten" gebucht, jetzt muss das Anlageverzeichnis mit den Werten per 31.12. in den neuen "Mandanten" übertragen werden.

Frage:

Muss wirklich alles neu händisch erfasst werden? Oder gibt es vielleicht irgendwo eine Unterstützung (mittels Workaround) durch Importfunktionen, die ich noch nicht gefunden habe?

Schönen Dank!

Ist die Eröffnungsbuchung korrekt erfasst?

Da ich selbst früher in der IT-Entwicklung tätig war, kann ich die Frustration durchaus verstehen.

Wichtig ist vor allem aber, man sollte gegenseitig zwischen Entwickler und Anwender die Gründe nennen, weshalb ein bestimmter Termin vielleicht wichtig ist und die Nachfrage erfolgt.

Ich denke hier momentan vor allem an die Abkündigung bestimmter Versionen von windows durch Microsoft. Natürlich ist es wichtig, frühzeitig zu wissen, wenn die bisherige Hardware zu einem Zeitpunkt x nicht mehr oder nur noch bedingt einsatzfähig ist, welche Anforderungen einzelne Anwendungen künftig stellen werden.

Oder klare Frage: Wenn die aktuell lauffähige windows Version ab Herbst 2025 Probleme machen könnte, kann ich den Rechner mit Linux und Taxpool weiternutzen oder benötige ich ein neues Gerät.

Das DMS hat in der Praxis einen ganz großen Vorteil, nämlich die einer Buchung zugeordneten Belege verbleiben bei der Buchung. Damit kann ich immer äußerst einfach von der Buchung zum Beleg und auch (mit ein paar Handgriffen mehr) vom Beleg zur Buchung.

Ohne DMS werden die Belege im Ordner Dokumente beim Mandanten gespeichert und sind bspw. mit dem Windows-Explorer zugänglich. Kommt irgendwo in der Buchhaltung jahresübergreifend ein Dateiname zweimal vor, wird der erste Beleg unter Umständen überschrieben, es sei denn ich nutze als Dateinamen eine willkürlich vergebene eindeutige Kennzeichnung.

Bei Nutzung des Programms durch Personen, die nicht so gut mit dem Windows-Explorer umgehen können (soll es heutzutage immer noch geben), kann es dabei zu unbeabsichtigten Veränderungen oder gar Verlust der Buchungsdokumentation durch Belege kommen. In Zeiten von eRechnung und ZUGFerD könnte dies fatale Folgen haben.

Wer natürlich nur Daten erfasst und die weitere Arbeit seinem Steuerberater überlässt, kann die Belegdokumentation vielleicht auch dort erledigen lassen.

Ich bedanke mich für die Anmerkungen! Das hilft schon mal ein Stück weiter.

Bei einem direkten Zugriff auf die Datenbank (nicht Sicherungskopie) stellen sich immer zwei Fragen:

1. Der Zugriff darf nur lesend erfolgen, den Prüfer dürfen die Originaldatei niemals ändern. Nach meiner Kenntnis hat taxpool kein Rechtemanagment.

2. Falls der Zugriff von außerhalb des eigenen Netzwerks erfolgt, muss die Datenbank genauso wie die Übertragungswege geschützt werden gegen illegale Zugriffe. Möchte ich hier aber nicht weiter erörtern, da es den Rahmen dieses Forums sicher sprengen würde.

Nochmals vielen Dank.

Quote from wiko-services.de

Daher käme ich nicht auf die Idee, eine Sicherung der Datenbank - egal aus welchem Programm - bereitzustellen.

Da die zwei Vereine international aufgestellt sind, befinden sich Belege ohnehin nur digital in einer Datenbank. Die Originale lagern teilweise in zwei verschiedenen Ländern in Afrika. Bisher habe ich die Daten aus der Datenbank abgezogen und als PDFs per verschlüsselter E-Mail komprimiert übermittelt. Gleiches wurde mit ausgewählten Kontoausdrucken gemacht. Beides erfolgte aus Taxpool. Der/die Prüfer haben dann das auf Papier gedruckt aus der E-Mail. Buchhaltung und Prüfung liegen geografisch etwa 1.000 km entfernt.

Das ganze soll jetzt effizienter gestaltet werden, daher die Fragestellung.

Meine Frage an die Runde hier betrifft vor allem die Bedienung: In der Programmbeschreibung lese ich, dass die Miniversion bspw. geeignet wäre, für einen Selbständigen die Daten zu erfassen und an ein Steuerbüro weiterzugeben. Bisher hatte ich nicht die Gelegenheit, dies in dieser oder der Gegenrichtung zu benutzen. Es handelt sich hier also um die Praktikabilität und effizientes Arbeiten im digitalen Zeitalter.

Danke

Ist bekannt. Verwendet habe ich diese Einstellung:

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Dabei gibt es zwei Möglichkeiten:

a) Einstellung Kategorie-Nummer=Kontonummer: In Hibiscus wird als Kategorie die spätere Kontonummer der Buchung hinterlegt.

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Danke für die Mühe!