E-Rechnungen importieren per Emailweiterleitung oder Massenimport

Zum automatischen Emailabruf und dem Einlesen von E-Rechnungen. Dies ist z.Zt. nicht in Planung.

1) Bei gmail, ms365, etc. kann das mit OAuth2 und XOAUTH2 auf der Programmierseite aufwändig werden. Diese Sachen ändern sich auch ständig.

2) Es gibt auch Werbemails, Spam, ... die von den Rechnungen getrennt werden müssen und sehr viele gefährliche Betrugmails, die den korrekten Brief des Lieferanten fälschen und die IBAN ändern, ein Postfachimport könnte dem Angreifer im Grunde eine Direktleitung in die Buchhaltung ermöglichen.

3) Für Thunderbird gibt es Addons zum Exportieren der Anhänge.

4) Manche Dienstleister, wie auch OpenAI versenden keine Rechnungen, hier können Dienste wie GetMyInvoices und etc. helfen.

Was demnächst zu erwarten ist:

Ein überwachter Ordner, der abgearbeitet wird, eine IBAN-Kontrolle gibt es ja schon im Programm. Unklare Rechnungen müssen manuell bearbeitet werden.

Zusätzlich zum E-Rechnungsimport erstellt Taxpool gerade einen OCR-Import für normale Rechnungen und Scans. Dieser arbeitet entweder lokal mit KI (ca. 5-10GB Platz notwendig) oder für sehr komplexe Rechnungen kann auch die API einer großen KI einer EU-Firma verwendet werden, es wird Freikontingente geben, die man notfalls käuflich erweitern kann. Ziel ist jedoch, die lokale KI für die meisten Aufgaben zu verwenden, bei PDF-Rechnungen ist dies einfacher als bei Scans, weil Inhalte auch ohne KI extrahiert werden können und KI oder Textregeln diese nur in Kontext bringen müssen.

Ob es später in Taxpool optional KI-Agenten geben wird, die Mails abrufen und auswerten können, kann ich derzeit nicht sagen.

Quote from Max Berater

Kann ich per Abruf aus einem Postfach die E-Rechnungen massenhaft importieren? Oder muss jede E-Rechnung einzeln hochgeladen und verarbeitet werden, was recht umständlich ist.

Ohne eine Rechnung mittels einem E-Mail-Programm abzurufen (vom Mail-Server herunter laden) kann die darin enthaltene Datei nicht von Taxpool verarbeitet werden. Das gilt für alle Formate die in einer E-Mail enthalten sein können und ggf. eine Eingangsrechnung darstellen können, so beispielsweise auch bei gewöhnlichen PDF-Rechnungen, die ja keine E-Rechnung darstellen.

Selbst wenn ein E-Mail-Programm wie etwa Thunderbird (ergänzt durch Addons) Anhänge eines Postfachs herunterladen und für Taxpool in einem Ordner speichern kann, sollte eine Rechnungsprüfung (formell und sachlich/inhaltlich) folgen, bevor sie gebucht oder gar schon bezahlt wird. Hierfür sind ohnehin manuelle Arbeiten erforderlich, die - abhängig von organisatorischen Vorarbeiten im Einkauf - sehr unterschiedlich sein können.

Am geschicktesten scheint es mir, die eingehenden Rechnungen nach bestandener Rechnungsprüfung in einen "Geprüft"-Ordner abzulegen. Dieser Ordner könnte dann durch die Buchhaltung jeweils abgearbeitet werden bzw. wenn später möglich, als "überwachter Ordner" für Taxpool dienen. Zu Taxpool hochladen muss man dazu nichts, es sei denn, der Belegordner oder Taxpool läge nicht lokal vor.

Quote from modular

Zusätzlich zum E-Rechnungsimport erstellt Taxpool gerade einen OCR-Import für normale Rechnungen und Scans.

Das Thema ist schon länger (ich weiß nicht mehr seit wievielen Jahren) "in Vorbereitung". Ob die im Thema aus 2024 angesprochenen Probleme bei der Belegerkennung und Fehlern der Zeichenerkennung (OCR) inzwischen durch KI-gestützte Kontextauswertung behoben werden konnten habe ich nicht weiter verfolgt.

Bernhard

Ganz genau, Du kannst aber in den Einstellungen des Addons auch festlegen, welche Dateitypen extrahiert werden sollen, z.B. nur pdf, und auch ob eine zip-Datei erstellt oder die Dateien direkt gespeichert werden sollen.

Außerdem gibt es noch ImportExportToolsNG, es war eine Weile nicht mehr kompatibel ist aber jetzt wieder verfügbar. Damit kann man die Mails backuppen oder z.B. als EML exportieren um die Inhalte gezielt mit Script auszuwerten.