Belegausgabe als PDF mit DMS mit Zuordnung zur Buchung

Hallo zusammen,

Aufgabe ist die Erstellung von Kassenreports für Vereine zur Prüfung durch vereinsinterne Kassenprüfer.

Mit der bisherigen Belegzuordnung habe ich folgende Dateien erstellt:

1. mit der Funktion Kontenbuch detaillierte Aufstellungen von Bankkonto, Kasse in aufsteigender Reihenfolge nach Buchungsdatum
2. mit der Funktion Datei/Export/Belege und Dokumente einen Ordner der zugehörigen Belege, in dem die Dateinamen alle das Buchungsdatum, die Belegnummer und den Anfang des Verwendungszwecks enthielten.

Somit konnte jeder Kassenprüfer durch schlichtes Anklicken des jeweiligen PDF's auf einem Bildschirm den Beleg zur Buchung leicht und einfach finden. Ein Papierausdruck und Sortieren war nicht erforderlich.

Mit Einsatz des DMS ist die Funktion 1 Kontenbuch gleich geblieben. Die Funktion 2, (Export der Belege als PDF) ist jedoch aus dem DMS nicht möglich, es werden weiterhin nur die im "alten" Belegordner vorhandenen Belege ausgegeben. Dort nicht vorhandene Belege fehlen in der Ausgabe.

Oder mache ich etwas falsch?

Da ich nur ungern alle Kassenprüfer in die Bedienung von Taxpool (mini) einweisen möchte, wäre die frühere Möglichkeit der Ausgabe hinsichtlich der Einfachheit sinnvoll in Zusammenhang mit dem DMS. Vereinskassenprüfer sind meistens keine Buchhaltungsexperten (obwohl dies sinnvoll wäre).

Jetzt habe ich nochmals in einer kleinen Testumgebung alle Varianten probiert.

Buchungsjahr 2026, 21 Buchungen, 2 zugeordnete Belege, Original-Dateinamen beibehalten.

Quote from modular

2) Datei/Export/Belege und Dokumente greift auch auf das DMS zu, gab es in der Richtung Probleme?

Es werden nur Belege aus dem Unterordner "Dokumente" beim Mandanten ausgeben. Zugriff auf das DMS erfolgt offensichtlich nicht. Wenn von den beiden erfassten Belegen dort einer gelöscht ist, wird dieser auch nicht mit ausgegeben bei der Exportfunktion.

Quote from modular

1) Einträge aus dem DMS sollten sich auch exportieren lassen, falls diese nicht mehr lokal sind. im DMS-Dateimanager können bei Bedarf auch alle Dateien in einen neuen Ordner kopiert werden

Das funktioniert. Als Workaround habe ich dann die so in einem neuen Ordner gespeicherten Belege in den Ordner "Dokumente" beim Mandanten kopiert, danach wurden bei der Exportfunktion wieder beide Belege mit dem neu definierten Dateinamen ausgegeben.

Quote from modular

Ansonsten sind die Dateien auch am Schalter Extras in der Buchungsmaske einsehbar.

Leider nicht gefunden.

Allerdings sind die Belege in der Buchungsliste durch Doppelklick auf das "Belegsymbol" sichtbar.

Das erfüllt allerdings nicht die ursprünglich gestellte Aufgabe, eine Liste der Finanzkontobuchungen (z.B. Kasse, Bank) als PDF durch die Funktion Kontobuch zu erstellen und die Belege für den/die Kassenprüfer*in ebenfalls als PDF mit passendem Dateinamen zuzuordnen.

Ggfs. wäre dies dann ein Verbesserungs-/Erweiterungsvorschlag für das DMS. Dort könnte die vorhandene Exportfunktion um Regeln für die Generierung eines entsprechenden Dateinamens erweitert werden. Die erforderlichen Informationen sind ja zweifelsfrei in der Datenbank vorhanden.