Hallo zusammen!
Wenn auch etwas spät, so habe ich mich hiermit doch noch einmal beschäftigt. Daher:
Danke für den Hinweis auf § 146 AO – aber ich glaube, der greift hier nicht ganz.
§ 146 Abs. 1 AO verlangt, dass Buchungen „einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet" vorzunehmen sind. Von einer Belegnummer steht da nichts.
Die GoBD sind hier differenzierter. Rz. 77 beschreibt, was ein Beleg enthalten soll – darunter eine „eindeutige Belegnummer (z.B. Index, Paginiernummer, Dokumenten-ID)". Aber selbst dort steht: „Sofern die Fremdbelegnummer eine eindeutige Zuordnung zulässt, kann auch diese verwendet werden."
Entscheidender ist Rz. 64:
„Zur Erfüllung der Belegfunktionen sind deshalb Angaben zur Kontierung, zum Ordnungskriterium für die Ablage und zum Buchungsdatum auf dem Papierbeleg erforderlich. Bei einem elektronischen Beleg kann dies auch durch die Verbindung mit einem Datensatz mit Angaben zur Kontierung oder durch eine elektronische Verknüpfung (z. B. eindeutiger Index, Barcode) erfolgen. Ein Steuerpflichtiger hat andernfalls durch organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, dass die Geschäftsvorfälle auch ohne Angaben auf den Belegen in angemessener Zeit progressiv und retrograd nachprüfbar sind."
Das bedeutet konkret:
Bei Papierbelegen kann man Kontierung und Belegnummer draufschreiben – muss aber nicht, wenn die organisatorischen Maßnahmen stimmen. Und bei elektronischen Belegen (also auch eingescannten PDFs) genügt die „elektronische Verknüpfung" – also der technische Verweis in der Datenbank (von Taxpool), der den Buchungssatz mit dem hinterlegten/zugehörigen Beleg verbindet.
Und genau hier liegt mein Punkt:
Die Buchungsnummer – also die interne ID, die Taxpool für jeden Buchungssatz automatisch vergibt – existiert immer, unabhängig von den Einstellungen (also ob Belegnummerkreis/Belegnummer aktiv oder inaktiv). Wenn ich zusätzlich den Beleg als PDF direkt an den Buchungssatz hänge, ist die Zuordnung durch diese Verknüpfung bereits gegeben.
Das Feld Belegnummer in der Buchungsmaske ist davon unabhängig – ein separates Feld, das traditionell dazu dient, eine Nummer auf den Papierbeleg zu schreiben, um ihn im Ordner wiederzufinden.
Mein Problem
Wenn ich die Belegnummernfunktion aktiviert habe – weil sie bei Eingangs- und Ausgangsrechnungen durchaus Sinn ergibt – dann erzwingt Taxpool bei jeder Buchung eine Nummer in diesem Feld. Auch dort, wo sie keinen Sinn hat.
Bei einer AfA-Buchung oder einer USt-VA-Zahlung steht dann z.B. „1" oder „SO-0001" im Belegnummernfeld. Aber diese Nummer führt nirgendwohin – kein Beleg ist so beschriftet, kein PDF so benannt. Sie verweist ins Leere.
Das widerspricht meinem Verständnis von sauberer Datenstruktur: Ein Verweis sollte auf etwas Existierendes zeigen. Eine Belegnummer ohne zugehörigen Beleg ist wie ein Wegweiser in eine Richtung, wo nichts zu finden ist. Das ist nicht nur überflüssig – es suggeriert auch eine Ordnung, die nicht existiert, und untergräbt damit genau die Nachvollziehbarkeit, die eine Belegnummer eigentlich herstellen soll.
Deshalb mein ursprünglicher (zweiter) Gedanke:
Es wäre sinnvoll, wenn man das Belegnummernfeld bei einzelnen Buchungen leer lassen könnte – auch bei aktivierter Belegnummernfunktion. Ein Mittelweg zwischen „komplett deaktivieren" und „überall erzwingen".
Dass mein Buchhalter in DATEV seit über 10 Jahren ohne manuell erfasste Belegnummern arbeitet, zeigt zumindest, dass es in der Praxis auch anders geht und offenbar nicht erforderlich ist.
Ich würde mir daher zeitnah erlauben, dies als separaten Verbesserungsvorschlag zu erfassen – sofern nicht bereits dieser Thread dorthin verschoben wird.
Viele Grüsse!
blinky
