Rechnungsposten "Ich spende"

1st Official Post

    Die Firma ist SKR04/IST-Versteuerung/Bilanzierung/UG.

    Es gibt immer wieder was Neues. Unsere EDV hat Firmwareaktualisierungen inkl. der dazugehörigen USB-Sicherheitssticks eingekauft. Ohne die kann man sich in Zukunft nicht mehr in diverse Firmenaccounts einloggen. Auf den Rechnungen gibt es 2 Posten

    1. die USB-Sticks mit der Option "Ich spende für Firmware-Aktualisierungen", Stückpreis ist inkl. Umsatzsteuer

    2. ist diese Option "Ich spende für Firmware-Aktualisierungen", Stückpreis, beim Punkt Steuern steht "nicht steuerbar".

    Die Anzahl bei beiden Punkten ist unterschiedlich also es weniger "Spenden" wie Sticks gekauft.


    Die USB-Sticks würde ich als Bürobedarf auf das Konto "6815 - Bürobedarf" buchen oder auf das Konto "6495 - Wartungskosten für Hard- und Software". Aber was mache ich mit dem zweiten Punkt. Ist diese Wortwahl von "Ich spende" irreführend und das sollte auch einfach auf über das Konto 6495 laufen oder muss das über ein anderes Konto laufen?

    SKR 04 / IST-Versteuerung / Bilanzierung / UG

    In beiden Punkten ist der Versuch untauglich, die Zahlung - entgegen der offenbar entgeltlich erbrachten Leistung - durch das "Ich spende für Firmwareaktualisierungen" als Spende erscheinen zu lassen.

    Hier ist erst mal eine vernünftige Rechnungsprüfung, ggf. Rechnungskorrektur angezeigt.

    Ob der USB-Stick lediglich als Datenträger der eigentlichen Leistung untergeht und eben eine Software (ggf. Lizenz statt Wartungskosten) erworben wurde statt einem leeren USB-Stick (Bürobedarf) kann hier mangels Details nicht entschieden werden, wie auch unklar bleibt, warum Teile der Leistung nicht steuerbar sein sollen.

    Quote from Melethron

    Unsere EDV hat Firmwareaktualisierungen inkl. der dazugehörigen USB-Sicherheitssticks eingekauft.

    Da beim Einkauf nicht nur auf Belange einzelner Fachabteilungen Rücksicht zu nehmen ist, sondern auch auf steuerrechtliche Aspekte, sollte der tatsächliche Einkauf insbesondere bei bislang neuen Geschäftspartnern immer auch erst durch damit vertraute Abteilungen freigegeben werden. Das kann die Buchhaltung sein oder zum Einkauf geschulte Mitarbeiter in den Fachabteilungen. Gibt es beide nicht, ist der, die Buchhaltung verantwortende gefragt, sei es ein StB, ein freier Buchhalter oder der Chef der die Buchhaltung macht (bzw. machen will).

    Nur so wird vermieden, dass bei unzuverlässigen Geschäftspartnern bestellt wird und kostenintensive Korrekturen das vermeintlich günstige Angebot zu einem unwirtschaftlichen Einkauf macht.

    Beiträge stellen keine rechtliche Beratung dar, sie sind lediglich Meinungsäußerung des Verfassers. Das Urheberrecht für durch mich erstellte Inhalte in Themen und Beiträgen verbleibt, ungeachtet der eingeräumten Rechte an den Forenbetreiber, bei mir. Weitere Infos über mich.

    Ich habe mich nochmal erkundigt. Der Posten "Ich spende" ist freiwillig und man hat keinen Anspruch auf eine Gegenleistung erworben. Man hätte diese Sticks (die sowas in der Art der 2-Faktor-Identifizierung darstellen) auch ohne die Spende bekommen können. Die Webseite der Firma sieht seriös aus und sie befindet sich auch in Deutschland.

    Firmware gibt es bei allerlei Produkten, sei es der Router, Drucker, Handy oder auch Software wie Windows. Der Hersteller liefert die Updates ohne das man nochmal extra was zahlen muss, aber man hat keinen Einfluss darauf wie lange diese geliefert werden. Wenn der Support für ein bestimmtes Gerät eingestellt wird, kann man es oftmals noch weiternutzen, ob es dann aber noch sicher ist, ist unklar. Die Firma argumentiert halt, dass die Entwicklungen von Updates auch Geld kostet und wenn das Gerät langlebig sein soll, wäre Unterstützung seitens des Kunden wünschenswert.

    Da für einen Abzug die Spende gemeinnützigen, mildtätigen und kirchlichen Zwecken dienen muss, käme in meinen Augen eigentlich nur Konto 6390 "Zuwendungen, Spenden, steuerlich nicht abziehbar" in Frage. Ich denke ich werde die Rechnung einfach für den StB markieren.

    SKR 04 / IST-Versteuerung / Bilanzierung / UG

    • Official Post
    Quote from Melethron

    Ich denke ich werde die Rechnung einfach für den StB markieren.

    Tu das! Und möglichst umgehend statt erst z. B. zu Jahresabschluß, da dann eine Rechnungskorrektur wohl nur erschwert zu erhalten ist.

    Da wir im Forum nur Deine Angaben sehen und nicht was exakt auf der Rerchnung steht können wir schon die Rechnung nicht prüfen, insbesondere nicht, welche Leistungen damit abgerechnet werden. Eine Leistung "Ich spende für Firmware-Aktualisierungen" ist im Grunde keine Leistungsbezeichnung und diese kann nicht mal mit und mal ohne USt sein.

    Selbst wenn es sich bei beiden Positionen um eine "Spende" handeln sollte, verstehe ich nicht, wie diese mal mit und mal ohne USt berechnet werden kann.

    Auch sehe ich nicht, wie man die "Spende" bei gleichzeitigem Bezug einer Software (sonstige Leistung) und eines USB-Sticks (ggf. Lieferung, soweit der nicht als Nebenleistung untergeordnet wird) sachgerecht beurteilen soll. Die anscheinende Se­ri­o­si­tät der Webseite und wo die Webseite sich befindet geben keine Auskunft über die Korrektheit der Rechnung des Lieferanten (korrekte Leistungsbeschreibung und korrekter USt-Ausweis) und auch nicht über den Leistungsort, da nicht klar ist, wo der Geschäftspartner seinen Sitz (ggf. Abweichend von Deutschland!) hat.

    Quote from Melethron

    Man hätte diese Sticks (die sowas in der Art der 2-Faktor-Identifizierung darstellen) auch ohne die Spende bekommen können.

    Dann wäre es evtl. vorteilhaft gewesen, dies so zu nutzen und eine mögliche "Spende" getrennt vom Einkauf/Bezug der Software zu veranlassen.

    Vielleicht drücke ich mich auch nicht klar genug aus. Ich hänge mal eine Bild der Rechnung bei.

    Posten 1 ist keine Spende, sondern Erwerb eines physischen Gegenstandes mit normaler USt. Dort konnte man die Option x hinzubuchen und diese Option x ist dann der Posten 2.

    SKR 04 / IST-Versteuerung / Bilanzierung / UG

    Quote from Melethron

    Unsere EDV hat Firmwareaktualisierungen inkl. der dazugehörigen USB-Sicherheitssticks eingekauft.

    Nein. Es wurden keine Firmwareaktuallisierungen und auch sonst keine Software eingekauft.

    Mit solchen Angaben führst Du jeden aufs Glatteis. ?(

    Quote from Melethron

    Man hätte diese Sticks (die sowas in der Art der 2-Faktor-Identifizierung darstellen) auch ohne die Spende bekommen können.

    Auch das ist falsch.

    Man kann nur vermuten, dass Du selbst nicht erkannt hast, um welche Sachverhalte es bei dem Beleg geht. Ohne Sachverhaltsklärung kann man nicht Kontieren.

    Quote from Melethron

    Die Anzahl bei beiden Punkten ist unterschiedlich also es weniger "Spenden" wie Sticks gekauft.

    Hast Du den Beleg überhaupt angeschaut? :cursing:

    Beiträge stellen keine rechtliche Beratung dar, sie sind lediglich Meinungsäußerung des Verfassers. Das Urheberrecht für durch mich erstellte Inhalte in Themen und Beiträgen verbleibt, ungeachtet der eingeräumten Rechte an den Forenbetreiber, bei mir. Weitere Infos über mich.

    Zur Einordnung: Bei dem Produkt "Nitrokey 3A NFC" handelt es sich einen Hardware-Sicherheitsschlüssel für Zwei-Faktor-Authentifizierung und Verschlüsselung (ähnlich einem YubiKey, falls den jemand kennt) – im Prinzip ein spezialisierter USB-Stick. Gekauft wurden vier Stück. Die werden in der Firma auf die jeweiligen Mitarbeiter eingerichtet (PINs setzen, Schlüssel generieren, bei Diensten registrieren).

    (Link zum Produkt entfernt - Taxoloop)

    Zum Hintergrund der "Spende": Nitrokey ist eine GmbH, die diese Hardware verkauft. Die Firmware auf den Geräten ist allerdings quelloffen (Open Source). Im Kaufvorgang kann man freiwillig eine Spende für die Weiterentwicklung dieser Firmware hinzufügen. Der Betrag ist wählbar (z.B. "ten" = 10 EUR), und auch die Anzahl lässt sich anpassen – standardmäßig wird sie im Warenkorb auf die Anzahl der gekauften USB-Sticks gesetzt, ist aber offenbar frei änderbar. In diesem Fall sind es vier Spenden à 10 EUR – die Stückzahlen weichen also nicht ab, wie weiter oben behauptet.

    Mit der Spende erwirbt man keinen Anspruch auf eine Gegenleistung. Neue Firmware-Versionen kann man auch ohne diese "Spende" herunterladen – ob und wann es überhaupt ein weiteres Update gibt, ist allerdings nicht gewährleistet. Die Spende ist eine freiwillige Unterstützung der Weiterentwicklung, keine Bezahlung für Software oder Updates.

    Den Vergleich mit Windows-Software weiter oben würde ich übrigens nicht gelten lassen. Firmware ist hardwarenahe Software, die direkt auf einem Gerät läuft – Windows ist keine Firmware.

    Ob sich das steuerlich tatsächlich als "Spende" klassifiziert – also ob der Rechnungsaussteller das in dieser Form vereinnahmen darf – überlasse ich gerne den Buchhaltungsexperten hier 😊 Vielleicht konnte ich ja dennoch etwas zur Klärung des Sachverhalts beitragen.

    Taxpool Bilanz, Version 19.21 Portabel | SKR04 | Ist-Versteuerung
    / Long-Time IT'ler - Consultant, IT-Architekt | in IT-Verständnis und -Analyse stark :) , in Buchhaltungs-/Verbuchungsthemen eher Anfänger /

    Edited 2 times, last by Taxoloop: Der Link zum Shop ist unnötig und wurde entfernt. (March 19, 2026 at 10:55 PM).

    • Official Post

    Melethron

    Mit Deiner Schilderung oben hat das nicht mehr viel zu tun.

    Es wurden 4 der USB/NFC-Chips gekauft in Pos. 1 zuzügl. Versand und USt, wobei die USt beim Versand bereits in dem "Nettobetrag" enthalten scheint, siehe "(E)". Habe es aber nicht nachgerechnet. Warum da auch "ich spende ... " steht ist nicht nachvollziehbar.
    Würde ich als Bürobedarf mit VSt buchen.

    Und 4 x 10 Euro in Pos. 2 sind die "Spende". Ob der Rechnungssteller richtig damit liegt, dass er diese Einnahmen nicht der USt zu unterwerfen hat ist nicht Dein Problem. Hier gibt es eben keinen VSt-Abzug den die UG geltend machen kann.
    Zum Konto würde ich den StB fragen und nicht extra ein Konto mit 40 € im Jahr bebuchen.

    Quote from wiko-services.de

    Hast Du den Beleg überhaupt angeschaut? :cursing:

    Sorry, aber das war nicht die Rechnung auf die ich mich im Ausgangspost bezogen hab. Das war schon die zweite Bestellung. Ich hatte die gerade vor mir und hab sie schnell bearbeitet nur um zu veranschaulichen wie die Posten aussehen. Das hier war die erste:


    Taxoloop's Antwort reicht mir. Danke.

    SKR 04 / IST-Versteuerung / Bilanzierung / UG

    • Official Post
    Quote from Melethron

    Taxoloop's Antwort reicht mir.

    Unter den jetzt wieder neuen Umständen würder ich auch die Sticks evtl. nicht mehr auf Bürobedarf buchen. Bitte stimme Dich mit dem Mandanten und dem StB ab.

    Quote from Taxoloop

    Bitte stimme Dich mit dem Mandanten und dem StB ab.

    :thumbup:

    Auch die Zuwendungen sind für mich eher Schenkungen als es Spenden sind.

    Beiträge stellen keine rechtliche Beratung dar, sie sind lediglich Meinungsäußerung des Verfassers. Das Urheberrecht für durch mich erstellte Inhalte in Themen und Beiträgen verbleibt, ungeachtet der eingeräumten Rechte an den Forenbetreiber, bei mir. Weitere Infos über mich.

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